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O CallRooM 3.5 acaba de ser lançado. Como novidade, o sistema preenche automaticamente arquivos do Word, Excel, RTF e Texto, criando propostas, documentos e emails de forma personalizada e centralizada e mantendo os anexos disponíveis à partir do histórico do cliente.
Integração e Personalização
O CallRooM possui um repositório de documentos que permite armazenar e controlar documentos registrando categorias, versões e histórico de alterações. À partir da lista de documentos disponíveis, o usuário escolhe o modelo e o sistema cria o documento final.
O usuário pode preencher documentos com dados de Empresas, Contatos, Clientes Potenciais, Oportunidades, Ocorrências e Problemas Técnicos. O usuário pode ir em qualquer um destes módulos, localizar o registro desejado e clicar no ícone para criar um novo documento.
E-mail e Histórico
Após criar o documento final, o CallRooM registra e anexa o documento no histórico do cliente, além de possibilitar o "download" para a estação local. Um email pode também ser enviado para o cliente diretamente pelo servidor sendo também registrado no histórico.
Além do preencher os documentos nos formatos Texto, RTF, Word e Excel, o CallRooM também possibilita aos usuários enviar emails com anexos de outros formatos armazenados no módulo Documentos. Por exemplo, você pode enviar por email um arquivo de imagem (não personalizável) para um cliente.
Configuração
Esta funcionalidade, exclusiva do produto CallRooM, pode ser configurada para que o processamento seja feito diretamente no servidor ou para que seja feito de forma local, ou seja, nas estações. Isto é válido especialmente para arquivos do Microsoft Word (arquivos do tipo Texto e RTF são sempre processados pelo servidor).
Servidor
Se você utiliza servidor Windows e tem o Microsoft Office instalado, o CallRooM abre o modelo do Word ou Excel, personaliza, envia email e anexa o arquivo no histórico do cliente. Tudo isso independentemente do software que você tenha disponível na estação de trabalho. Ou seja, você poderá produzir os documentos de qualquer estação, inclusive em computadores públicos, via internet.
Estação
Na configuração "local", o sistema disponibiliza um "plugin" do Microsoft Word, cujo download é feito automaticamente. Você então abre o Microsoft Word da estação de trabalho e seleciona as opções no menu CallRooM para abrir e preencher o documento. Após criar o documento final, uma outra opção do menu permite a você enviar o arquivo pronto para o servidor e transmitir email para o cliente, registrando também o anexo no histórico.
A segunda opção é necessária para servidores rodando Linux e pode também ser uma boa alternativa para servidores Windows que já estejam sobrecarregados com outras tarefas e não possuam capacidade de absorver esta funcionalidade para a quantidade de usuários desejada.
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